Sør-Aurdalshallen – status i prosjektet

ARNE HEIMESTØL

Slik det nå ser ut, kommer saka om Sør-Aurdalshallen opp i kommunestyrets møte tirsdag 19. juni. Samspillsprosessen er forsinket, men i gang.
 

Med bakgrunn i tidligere oppslag, innspill fra ordfører Kåre Helland og bygningsingeniør Oddleiv Juvkam, samt opplysninger som er gitt i saksdokumenter, kan vi gi følgende informasjon:

Kommunestyret 22. juni 2017
Fram til dette møtet hadde det vært en del diskusjon om man skulle regne brutto- eller nettoramme på utbygginga. Bruttoramma inkluderer tilskudd og momsrefusjon, mens nettoramma er det kommunen selv må skaffe av midler, enten gjennom bruk av fond eller lån.

Rådmannen foreslo følgende:

1. For å redusere totalkostnaden til Sør-Aurdalshallen i henhold til vedtatt kostnadsramme på 139,4 mill. kr, vedtar kommunestyret å redusere idrettshalldelen til 20x32 m, fjerne ett garderobesett, styrketreningsrom, tribune, lager og evt. andre arealer.
    

2. Formannskapet som byggekomité holdes jevnlig orientert om utviklingen i de nye planene og kostnadene.

Dette forslaget fikk ikke flertall. Det gjorde imidlertid fellesforslag fra Ap, Sp, Høyre, Tverrpolitisk kommuneliste, KrF og FRP:

1. Den vedtatte nettorammen på 89 mill. kr endres ikke, og er absolutt.
    

2. For å avklare reelle kostnader for prosjektet, legges bygget ut på anbud med vedtatt romprogram. Ordfører og Rådmann får fullmakt til å avklare så rask fremdrift som mulig, og frist for anbud ut.
    

3. Det må gjennomføres forenklinger i forhold til materialvalg og eksteriørmessige endringer av bygget, med tanke på å få ned totalkostnaden. Entreprenører kan inviteres til å komme med forslag til alternative løsninger og mulige besparelser.
    

4. Det må tas nødvendig forbehold om finansiering i anbudsutlysningen.
    

5. Oppdatert kalkyle for kostnader til drift og vedlikehold av bygget legges frem for kommunestyret. Det utarbeides en langsiktig plan for dette.

• Her er møteprotokollen.

Dette betyr at bruttorammen i prosjektet nå var på 139,4 millioner kroner og vedtatt nettoramme 89 millioner kroner. Kommunestyret ga altså rådmannen fullmakt til å lyse prosjektet ut på anbud med vedtatt romprogram. Entreprenører skulle inviteres til å komme med forslag til alternative løsninger for å få ned totalkostnadene.

Anbudsprosessen

På bakgrunn av vedtaket som er referert ovenfor, ble det bestemt at entrepriseformen ble endret til samspillsentreprise, som muliggjør bidrag fra entreprenør i forhold til endringer og optimalisering.

Anbudskonkurransen hadde frist til 22. januar 2018. Kommunen fikk to tilbud – fra Sanne Hauglid AS og Veidekke AS.

Formannskapet 8.2.2018

I dette møtet la bygningsingeniør Oddleiv Juvkam fram denne orienteringa. Han gjorde det klart at det ikke vil være mulig å gjennomføre bygging med de beskrevne funksjoner innen for nettoramme på 89 millioner kr og totalramme på 139,4 millioner kr.

Tallene som ble lagt fram i dette møtet, viste en bruttoramme på 169 millioner kroner og nettoramme på 106,5 millioner kr.

• Se side 9 i denne presentasjonen.

• Se oppslaget Nøkkeltall om prosjekt Sør-Aurdalshallen som Hedalen.no publiserte 28.2.2018.

Kommunestyret 22.2.2018
Kommunestyret fikk omtrent samme orientering i sitt møte som formannskapet hadde fått 8.2.
 

I kommunestyremøtet opplyste plansjefen at prosjekteringskostnadene på Sør-Aurdalshallen nå var oppe i 10 millioner kroner. Dette beløpet er en del av bruttoramma på prosjektet.

• Les oppslag fra kommunestyremøtet 22.2.2018 her.

Formannskapet 01.03.2018
Til dette møtet hadde ordføreren laget saksframlegg. Følgende ble vedtatt:

1. Det settes i gang samspillsfase om Sør-Aurdalshallen, for å avklare mulige innsparinger og en mest mulig reell pris for prosjektet. Samspillsfasen må avsluttes raskt om ønsket retning mot fastsatt ramme ikke oppnås.
    

2. Det kalles inn til ekstraordinært kommunestyre når nødvendige avklaringer er gjort i forhold til anbud. Her må eksakte rammer legges til grunn. I saken må administrasjonen skissere ulike løsninger rundt byggets innhold og fasader. Totale økonomiske rammer som både tar hensyn til fremtidige FDV kostnader, finanskostnader og andre relevante forhold i tilknytning til bygget og kommunens økonomiske situasjon må beskrives.
    

3. Samspillfasen kan ikke binde kommunen til å måtte gå videre med prosjektet. Endelig vedtak om fremdrift/oppstart fattes av kommunestyret.
    

4. Byggekomiteen kalles inn når det er behov for avklaringer av prinsipiell karakter.
    

5. Avklaringer i dette vedtak må enten ende opp i at opprinnelig fremdriftsplan kan holdes, eller at prosjektet avvikles snarlig.

Sanne Hauglid AS
Etter dette møtet ble det bestemt at Sanne Hauglid AS vant anbudskonkurransen. Veidekke AS ønsket utvidet frist for å vurdere anke av avgjørelsen. Dette fikk de innvilget av kommunen. Veidekke AS frafalt anken, men dette førte til at samspillsfasen mellom kommunen og Sanne Hauglid AS ikke kom i gang før like før påske.

Prosessen videre
Ordfører Kåre Helland opplyser at kommunestyrets rammevedtak på 89 millioner kroner netto og 139,4 millioner kr brutto står fast. Nå gjennomføres det forhandlinger der både areal og materialvalg på prosjektet er med. – Vi må fortsatt forholde oss til vedtakene som er fattet, og spesielt det siste fra formannskapet 1. mars, sier Helland.
 

Kommunestyret vil få en orientering om status i saken 15. mai. Forhandlingene må være ferdige til 10. juni fordi kommunestyret skal behandle saken i sitt møte 19. juni. Det er mulig å forhandle innenfor en viss ramme i anbudet uten at prosjektet må lyses ut på nytt. (Prosjekteringskostnadene hører ikke med her.)

Helland opplyser at det kan bli kalt inn til ekstraordinært kommunestyremøte før 19. juni dersom det viser seg at det ikke er mulig å komme i mål i forhold til vedtatte budsjettrammer.

Dette skriver bygningsingeniør Juvkam i e-post til redaksjonen:

Svar på spørsmål som Arne Heimestøl stilte på telefon til meg 30. april 2018, slik jeg forsto dem.

1. Hvilke endringer/reduksjoner kan lovlig gjøres i samspillsfasen?
Svar: Sør-Aurdal Kommune går sammen med prosjektleder Norconsult og valgt entreprenør Sanne Hauglid AS gjennom prosjektet Sør-Aurdalshallen med hensikt å optimalisere og redusere kostnaden for bygget. Endringer over et visst omfang kan vise seg å ikke være tillatte.

2. Hvilke grupper er satt ned for å styre samspillsfasen?
Svar:
a) Det er besluttet at formannskapet skal ha rollen som byggekomité. Byggekomiteen har konkludert med at byggekomiteens rolle skal være avklaring av spørsmål av prinsipiell karakter.

b) Rådmannen har satt ned ei styringsgruppe for samspillsfasen for Sør-Aurdalshallen. Denne består av ordfører Kåre Helland, rådmann Haakon Ludvigsen, tjenesteleder Inger Randi I. Kleven, tjenesteleder Hans S. Ruud, verneombud Bjørnar Dahlen, bygningsingeniør Oddleiv Juvkam og plansjef Svein Granli (leder).
Styringsgruppa skal i nødvendig grad løpende avklare spørsmål som kommer fram i samspillsmøtene, og som ikke er av så prinsipiell karakter at byggekomiteen må innkalles.

c) Det skal utpekes et brukerutvalg som skal ivareta behovet for brukermedvirkning i samspillsprosessen. Dette skal bestå av representanter for ulike kommunale tjenester som skal bruke bygget. Det er tenkt at det skal være ett eller to møter i denne gruppa.

d) Samspillsmøtene holdes mellom representanter fra Norconsult, Sanne Hauglid og Sør-Aurdal Kommune, samt enkelte ganger bistand fra fagrådgivere fra Sweco og arkitekt fra JAF. Fra kommunen er det Oddleiv Juvkam og Svein Granli som møter, samt noen ganger Haakon Ludvigsen.

3. Hvordan foregår samspillet?
Svar: Hver uke holdes møter mellom kommunen, entreprenør og prosjektleder, der det arbeides med å optimalisere bygget. Noen av endringer i materialer eller løsninger fører til at detaljer må tegnes om, brukbarhet avklares og funksjonskrav f.eks. i forbindelse med lyd eller brann må oppfylles. Det er ikke vurdert som hensiktsmessig med noen stor omprosjektering av bygget. Gruppa vil konkludere med mange endringer og forenklinger, og entreprenør vil så få en frist til å prise endringene ved hjelp av sine leverandører og underentreprenører. Arbeidet legges opp slik at det kan lages en sak til kommunestyremøtet 19. juni, der løsninger og kostnader legges fram, og kommunestyret beslutter om hallen skal bygges.

Sør-Aurdal Kommune 1. mai 2018
Oddleiv Juvkam