Budsjettkonferansen mandag 28.10.

Rådmann Haakon Boie Ludvigsen

I e-post bad vi om å få tilsendt møtebok og presentasjoner som ble lagt fram i møtet. Rådmannen fulgte opp med følgende svar:

Det er ikke ført møtebok etter denne budsjettkonferansen. Grunnen til dette er at møtet var et møte satt opp for kommunens ansatte, samarbeidende funksjoner og tillitsvalgte (arbeidsmøte) initiert av rådmannen.

Ordfører i kommunen opplyste politikerne om dette arbeidsmøtet slik at de som måtte ha interesse av å overvære møtet kunne komme på denne konferansen for å få et innblikk i prosesser rundt budsjettarbeidet.

Av kommunens folkevalgte er det anført at 14 personer var til stede. Av den grunn vil det bli nedtegnet et forenklet referat med oversikt over hvem som var til stede og hva hovedtemaet i konferansen var. Dette referatet er pt ikke ferdigstilt, men kan gjerne ettersendes i en egen e-post til deg når dette er klart.

Når det gjelder presentasjoner fra konferansen, så ble det ikke benyttet noen presentasjoner. Det ble kun benyttet data hentet direkte ut fra kommunens interne økonomi- og budsjettsystemer.

Møte i folkevalgt organ?

Med bakgrunn i vedtak i klagesak høsten 2018 reiste Hedalen.no spørsmål om budsjettkonferansen sist mandag var et møte i folkevalgt organ. I fjor inviterte rådmannen kommunestyret, hovedtillitsvalgte og hovedverneombud til seminar. I år var det ordføreren som inviterte kommunestyrets medlemmer. Årets møte var ikke bekjentgjort i kommunestyrets møtekalender, ei heller på kommunens hjemmeside.

Av møtereferatet "Valdres" har laget, framgår det at budsjettkonferansen var mer enn ren informasjon. Flere kommunestyrerepresentanter hadde ordet, og rådmannen kommenterte flere av disse innleggene.

Dette skrev Fylkesmannen 30.10.2018:

Fylkesmannen vil avslutningsvis legge til at møter med folkevalgte skal følge saksbehandlingsreglene i kommunelovens kapittel 6, blant annet §§ 30 og 31

Kommuneloven 6, §30 og §31

§ 30. Møteprinsippet. Møtebok

1. Folkevalgte organer behandler sine saker og treffer sine vedtak i møter.

2. Når en sak skal avgjøres av annet organ enn kommunestyret eller fylkestinget, kan lederen for organet beslutte saken tatt opp til behandling ved fjernmøte eller ved skriftlig saksbehandling. Dette kan likevel bare gjøres når det er påkrevd å få avgjort saken før neste møte, og det enten ikke er tid til å kalle sammen til ekstraordinært møte, eller saken ikke er så viktig at dette må anses nødvendig.
Departementet kan gi nærmere regler om adgang til å treffe vedtak på grunnlag av fjernmøte eller skriftlig saksbehandling.

3. Det skal føres møtebok over forhandlingene i alle folkevalgte organer. Kommunestyret og fylkestinget fastsetter selv nærmere regler om føring av møtebok.

4. Dersom det treffes avgjørelse om at et møte skal holdes for lukkede dører, skal avgjørelsen føres i møteboken og hjemmelen for avgjørelsen skal framgå. Det samme gjelder for avgjørelse om at et medlem av organet er inhabilt.
0 Endret ved lover 19 juni 2009 nr. 88 (ikr. 1 juli 2009 iflg. res. 19 juni 2009 nr. 840), 14 jan 2011 nr. 1 (ikr. 1 juli 2011 iflg. res. 14 jan 2011 nr. 38).

§ 31. Møteoffentlighet

1. Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer.

2. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det foreligger lovbestemt taushetsplikt.

3. Et folkevalgt organ skal vedta å lukke et møte når det skal behandle en sak som angår en arbeidstakers tjenstlige forhold.

4. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til personvern krever det.

5. Et folkevalgt organ kan vedta å lukke et møte når hensynet til tungtveiende offentlige interesser tilsier det, og det vil komme fram opplysninger i møtet som kunne ha vært unntatt offentlig innsyn etter lov 19. mai 2006 nr. 16 (offentleglova) dersom de hadde stått i et dokument.