Hvilke møter er åpne for allmennheten og presse?

Dette spørsmålet er aktualisert etter et møte som ble holdt på Tingvoll 24. januar.

Hedalen.no møtte opp til formannskapsmøte som skulle starte kl. 17.00 samme dag. Et annet møte fant sted i kommunestyresalen. Dette møtet var ikke bekjentgjort på kommunens hjemmeside.

Ordfører Kåre Helland inviterte Hedalen.no til å være til stede på siste del av møtet som bl.a. handlet om  driftstilpasningsprosessen som skal videreføres. Vi fikk med oss to innlegg holdt av tillitsvalgte.

Ved starten av formannskapsmøtet ble det gitt politiske signaler til det som hadde kommet fram i det første møtet. Det var vanskelig å finne tråden i det som hadde skjedd ettersom vi ikke hadde vært med på det første møtet. Rådmannen ga følgende informasjon i e-post:

Som første svar på bestillingen fra kommunestyret til rådmann om driftstilpasninger (jfr. sak i desember), hadde jeg invitert rådmann i Vestre Toten til å fortelle om deres «Lean» prosjekt; hvor alle hovedtillitsvalgte, hele ledergruppen, og alle medlemmene i formannskapet var invitert med. I tillegg la administrasjonen frem noen tanker rundt utvikling og bruk av velferdsteknologi (hvor vi søker om skjønnsmidler fra Fylkesmannen), nåværende og fremtidig disponering av vår bygningsmasse, og forhold rundt beregning av selvkost for avløp.

Dette var kun ment som et supplement til det øvrige arbeid som skal gjøres innfor forventede driftstilpasninger, jfr. kommunestyrevedtak i desember. Det ble derfor heller ingen realitetsdebatt rundt disse tema, selv om det kom synspunkter fra flere av de tilstedeværende.

Samlingen var således ikke noe første del av et formannskapsmøte.
 

• Se oppslaget Viderefører driftstilpasningsprosessen.

Avisa "Valdres" laget et oppslag om saken og sendte dette til generalsekretær i Presseforbundet, Nils Øy, sammen med møteinnkallingen. Avisa har også kontaktet fylkesmannen med spørsmål knyttet til førstnevnte møte.

Nils E. Øy sitt svar til "Valdres"

Kreativiteten kjenner åpenbart ingen grenser, når kommuner vil ha møter uten at innbyggere eller presse skal bry seg. At det er rådmannen som innkaller formannskapet (og en del andre) til møte, spiller selvsagt ingen rolle. Det er likevel et møte i formannskapet. Og særlig når det i innkallingen opplyses at «forfall sendes ordfører»!

Det er etter min mening også meget kritikkverdig at innkallingen ikke ble kunngjort eller sendt avisredaksjonene.

Og så spiller det altså ingen rolle for spørsmålet om dette er et møte i kommunelovens forstand, at det ikke skal fattes vedtak. Når møtet handler om saker som kommunen skal behandle, så er det et møte som skal følge kommunelovens regler for saksbehandling. Det å kalle det «orienteringsmøte» holder ikke, det har Sivilombudsmannen fremholdt i en sak overfor Skedsmo kommune i 2010, og da Kommunaldepartementet fremla forslag om ytterligere presisering i kommuneloven om hva som er møter, skrev departementet følgende om det å kalle møtene noe annet:

«Det er likevel klart at ein ikkje kan sjå bort frå møtereglane i lova ved å flytte realitetshandsaminga av saka til eit «formøte», eit «felles gruppemøte» for alle partia som deltek, eit «seminar», eit «orienteringsmøte» eller liknande, for deretter å gjere det formelle vedtaket i eit ordinært ope møte.» (Se Prop. 152 L (2009–2010), punkt 2.2.2.)

Også rene orienteringsmøter legger premisser for en etterfølgende debatt og vedtak, og er dermed en integrert del av kommunens saksbehandling. I dette tilfellet så ble det vel også slik at det både ble stilt spørsmål og orientert om en annen – og kontroversiell sak – i bygda.

Fylkesmannens tilbakemelding

Fylkesmannen tar ikke stilling til enkeltsaker om møteoffentlighet, dersom det ikke er grunnlag for det etter reglene i kommuneloven § 59 om lovlighetskontroll. Vi kan imidlertid veilede om hvordan regelverket er å forstå.

Møteoffentlighetsprinsippet følger av lov om kommuner og fylkeskommuner av 25. september 1992 nr. 107 (kommuneloven) § 31 nr. 1 som lyder som følger:

«Enhver har rett til å overvære møtene i folkevalgte organer.»

Dette er en saksbehandlingsregel som gjelder for all saksbehandling i folkevalgte organer, uavhengig av hvordan møtene er initiert og/eller innkalt til. Regelen gjelder også dersom det ikke er innkalt til møte, dersom saksbehandling finner sted.

Dersom det folkevalgte organet ikke driver saksbehandling, kommer ikke reglene til anvendelse. Det er dermed adgang for medlemmer av folkevalgte organer til å møtes uten at reglene om
møteoffentlighet kommer til anvendelse, dersom møtet ikke anses å inneholde elementer som kan være del av kommunens saksbehandling.

Utgangspunktet er at når et folkevalgt organ har dialog om saker som ligger innenfor kommunens beslutningsmyndighet, behandler saker eller treffer vedtak, så er det saksbehandling, og dermed et
møte i kommunelovens forstand. Dette innebærer at reglene om møteoffentlighet gjelder.

I denne forbindelse vises det til forarbeidene til bestemmelsen i kommuneloven om møteoffentlighet, Prop. 152 L (2009-2010) Endringar i kommuneloven (møteoffentlegheit), på side 44, der det presiseres at begrepet møte skal tolkes i vid forstand:

«Eit samkome i eit folkevalt organ vil vere eit møte slik det er definert i lova, når det er fastsett på førehand at medlemmane skal tre saman som folkevalt organ for å forhandle, drøfte, gjere vedtak eller på annan måte handsame saker og spørsmål som det etter lov, forskrift eller delegert avgjerdsmakt har som oppgåve å handsame. Det vil også vere eit «møte», sjølv om det ikkje ligg føre ei formell innkalling, saksliste eller at representantar for administrasjonen og politikarar som ikkje er
medlemmer av organet, er til stades og deltek, dersom det som går føre seg, er eit ledd i ei sakhandsaming som organet etter lov, forskrift eller delegert avgjerdsmakt har som oppgåve å
handsame.»

Det vil i praksis kunne være vanskelig å trekke grensene mellom hva som er et møte i folkevalgt organ og tilfeller som ikke omfattes av saksbehandlingsreglene og møteoffentlighet. 

Med vennlig hilsen
Mette Rundsveen
Seniorrådgiver, Samordnings- og beredskapsstaben
Fylkesmannen i Oppland

Kommunikasjon mellom Hedalen.no og ordfører Kåre Helland onsdag 8.2.

Redaktørens spørsmål:

Jeg viser til uttalelsen til Nils E. Øy. Den er gjengitt i «Valdres». (...) Hvordan vil Sør-Aurdal kommune følge opp denne saken?

Ordføreren svarer:

Jeg ser du her bevist ikke tar med fylkesmann sin vurdering men kun bruker uttalelser fra Nils E.Øy. Dette er etter min mening ikke objektiv journalistikk. Han er pressens mann og ser det fra den siden. Jeg har bestandig jobbet for åpenhet men ser at noen ganger er det nødvendig å delta på orienteringer. Vi har aldri folkevalgte møter der det er saksbehandling. Legger ved et eksempel og forklaring.

Kåre

§ 31 - møteoffentlighet - tolkning av begrepet "møte"
Sak nr 94/6586. Brev av 23.12.94.
Under et møte i helse- og sosialstyret i en kommune fremkom det at styrets medlemmer i forkant av det åpne møtet hadde vært samlet og diskutert saker uten at denne samlingen var tillyst som åpent møte.

En avis innklaget forholdet for Sivilombudsmannen. Om møtet i helse- og sosialstyret fremholdt kommunen at den av forskjellige grunner hadde funnet behov for et program for opplæring av folkevalgte, og at slike "opplæringsmøter" av praktiske grunner ble lagt til et tidspunkt umiddelbart forut for et ordinært møte i styret. Det ble innrømmet at det kunne skje at det var sammenheng mellom fagtema og saker som ble behandlet i det etterfølgende møte. Avisen mente at når medlemmene av et folkevalgt organ sammenkalles, så er det et møte i relasjon til § 31, uansett hva man kaller sammenkomsten og uansett hva som er tema. Sivilombudsmannen henvendte seg til departementet med anmodning om uttalelse i saken.

Departementet uttalte at regelen om åpne møter i folkevalgte organer er en saksbehandlingsregel. Det må derfor være adgang for medlemmene av folkevalgte organer å møtes, f.eks. for å gjennomgå opplæring på ulike felt, uten at bestemmelsen i § 31 om møteoffentlighet kommer til anvendelse. Når det arrangeres "kurs", og særlig når det skjer i tilknytning til formelle møter, må det imidlertid unngås at kurset leder over i diskusjon og behandling av saker som skal behandles i åpne møter. Departementet antar at medlemmene i det folkevalgte organet i så fall må anses å være samlet i møte slik at § 31 får anvendelse. Dette gjelder uansett om man er samlet på frivillig eller obligatorisk basis. Å sørge for at kurs eller andre samlinger ikke går over til å anta formen av et møte, må være et ansvar som tilligger det enkelte folkevalgte organ.

Sivilombudsmannen var enig i departementets synspunkter. I sin uttalelse fremholdt han at det i utgangspunktet må aksepteres at medlemmene av folkevalgte organet også samles for andre formål enn å drive saksbehandling, f.eks. opplæring, og at det i så fall ikke vil være naturlig å betegne sammenkomsten som "møte" i forhold til § 31. Sivilombudsmannen påpekte imidlertid videre den balansegang som her kreves: i de tilfeller et opplæringsmøte glir over i saksbehandling, så skal reglene i § 31 overholdes.